Hướng dẫn các cách tính phần trăm trong Excel đơn giản bạn cần biết

Tính phần trăm hiệu quả trong Excel là điều mà những người sử dụng công cụ này luôn mong muốn. Trong bài viết sau đây của Phúc Anh sẽ hướng dẫn bạn 4 cách tính phần trăm trong Excel để phục vụ các công việc khác nhau

Cách tính tỷ lệ phần trăm trong Excel dựa trên một giá trị trong tổng

Tính tỷ lệ phần trăm của một số trong tổng giá trị là cách tính cơ bản trong Excel. Khi làm phép tính này thì bạn chỉ cần lấy chính nó chia cho tổng số là ra được kết quả theo công thức sau:

• = Giá trị cần tính phần trăm/Tổng giá trị

Ví dụ: Ở đây ta nhập công thức: C2/C7. Trong đó:

C2: Giá trị cần tính là cá điêu hồng

C7: Tổng số lượng của các sản phẩm

Đây là một trong những bài toán cơ bản, nên bạn có thể nhanh chóng tính ra đáp án mà không phải áp dụng công thức gì cả.

Cách tính tỷ lệ phần trăm chênh lệch so với giá trị cũ trong Excel

Cách tính tỷ lệ phần trăm chênh lệch so với giá trị cũ trong Excel sẽ tính toán sự biến đổi, tăng hoặc giảm giá trị trong nhiều ngữ cảnh khác nhau

Công thức tính tỷ lệ phần trăm chênh lệch so với giá trị cũ như sau:

• = (Giá trị mới - Giá trị cũ) / Giá trị cũ

Ví dụ sau, ta áp dụng công thức: =(D2-C2)/C2. Trong đó:

- D2: Là số lượng bán của tháng này

- C2: Là số lượng bán của tháng trước

Hướng dẫn tính giá trị khi biết tỷ lệ phần trăm

Trường hợp đặt ra ở đây là khi bạn đã có tỷ lệ phần trăm và cần tìm lại giá trị đó. Đây là bài toán rất hay gặp khi bạn đi mua hàng hoặc ăn uống cần tính thêm % vào giá hiện tại

Với trường hợp này, bạn sẽ áp dụng công thức sau:

• Giá trị = Phần trăm * Tổng giá trị

Ví dụ: Để tính 11% của tổng số $950, bạn có thể nhập công thức: = A2 * B2. Trong đó A2 là giá trị tổng số và B2 là tỷ lệ phần trăm mà đề bài cho.

Tính tổng theo số lượng và tỷ lệ phần trăm

Bạn mua một món hàng với giá bán là 319.000 đồng, món hàng đó được giảm giá 12% so với giá gốc. Vậy giá trị ban đầu của món hàng là bao nhiêu?

Vì 12% là chiết khấu của sản phẩm, nên ta sẽ cần khấu trừ nó khỏi 100%. Tức là còn 88% (100 - 12 = 88%). Khi này, bài toán tính phần trăm sẽ chuyển sang tìm giá trị có 88% tương ứng với 319.000 đồng.

Từ đó ta có công thức tính: Số tiền / Phần trăm = Tổng số. Áp dụng công thức trên với dữ liệu thực ta sẽ ra giá gốc của món hàng là 362.500 đồng.

Cách kết hợp tính phần trăm với một số hàm trong Excel để tính toán

Cách tính phần trăm trên tổng chung trong Excel

Khi bạn có nhiều giá trị cộng vào ra tổng và bạn muốn biết mỗi giá trị chiếm bao nhiêu phần trăm thì bạn có thể sử dụng cách tính phần trăm của tổng chung như sau:

• % of Grand Total = (A / Sum_A) * 100%.

Trong đó A là giá trị của một phần tử cụ thể

Sum_A là tổng toàn bộ các phần tử

Ví dụ:

Bước 1: Bạn cần xác định tổng chung của mọi giá trị tại một ô. Bạn sẽ sử dụng hàm SUM: B8 = SUM(B2:B7) cho ô dữ liệu B8.

Bước 2: Tại mỗi ô dữ liệu cần tính phần trăm, bạn chia giá trị của ô đó cho tổng chung đã tính ở B8.

Ví dụ tại ô C2, bạn dùng công thức C2 = B2/B$8. Lúc này bạn cần cố định vị trí ô B8 bằng cách sử dụng dấu $ khi tính tỷ lệ phần trăm trên Excel.

Bước 3: Áp dụng công thức trên tất cả các ô cần tính phần trăm. Bạn có thể kéo xuống để sao chép công thức cho các ô dưới.

Cách tính tỷ lệ phần trăm của từng phần trong nhiều hàng trong Excel

Nếu bạn có một sản phẩm A nhưng phân bố ở rất nhiều hàng khác nhau trong một bảng dữ liệu và bạn muốn biết sản phẩm A đó chiếm bao nhiêu % thì bạn cần tính tổng của chúng sau đó chia cho toàn bộ sản phẩm

Vấn đề ở đây là sản phẩm A bị phân ra quá nhiều hàng và nếu bạn thực hiện thủ công thì sẽ khá tốn thời gian.

Vậy để tiết kiệm thời gian và công sức, bạn hãy áp dụng công thức

• =SUMIF (range,criteria, sum_range) / total

Trong đó:

- range: Phạm vi của các ô được đánh giá theo tiêu chí của bạn.

- criteria: Điều kiện/tiêu chí để thực hiện hàm này. Criteria có thể là dạng số, văn bản, ngày, biểu thức logic, tham chiếu ô hoặc một hàm Excel khác.

- sum_range: Vùng dữ liệu dùng để tính tổng.

- total: Tổng tất cả dữ liệu trong vùng sum_range.

Với ví dụ trên ta sẽ có cách tính như sau:

Bạn chọn ô để hiển thị kết quả tính % của sản phẩm A, sau đó nhập công thức =SUMIF(B5:B11,”B5”,C5:C11)/$C$12 rồi nhấn Enter. Kết quả sẽ hiển thị phần trăm tổng số sản phẩm A chiếm trong tổng số đã bán.

Tính phần trăm thay đổi lũy tiến giữa 2 hàng

Cách tính phần trăm lũy tiến hiểu đơn giản là tỷ lệ đạt được sau mỗi lần ghi nhận kết quả. Cách tính này rất hữu ích cho việc đánh giá hiệu quả của một công việc nào đó. Tỷ lệ này sẽ chạy từ 0 và tăng dần cho tới 100% là hoàn thành công việc.

Với cách tính phần trăm lũy tiến, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn tính tổng năng suất tích lũy đạt được sau mỗi ngày tại cột D với công thức: =SUM($C$2:C2).

Trong bước này, bạn cần chú ý cố định điểm bắt đầu là ô C2. Vùng tính tổng sẽ được mở rộng dần ra theo mỗi dòng.

Bước 2: Tính % lũy tiến tại cột E bằng cách chia tổng năng suất tích lũy mỗi ngày cho tổng năng suất (ô C7).

% tích lũy của công việc A ngay tại ô E2 =D2/$C$7.

Đến ngày kết thúc công việc A sẽ được hoàn thành 100%.

Lưu ý: Mỗi lần tính đều chia cho tổng toàn bộ (ô C7) Vì vậy bạn cần để giá trị của ô C7 là giá trị tham chiếu và cố định nó ($C$7).

Cách định dạng dữ liệu thành phần trăm trên Excel

Khi ta tiến hành tính phần trăm, ngoài các phép tính thông thường thì dữ liệu sẽ không tự đổi thành ký tự %. Và để có ký tự phần trăm, bạn cần phải thực hiện thêm định dạng số.

Bước 1: Chọn ô cần định dạng

Bước 2: Chọn tab Home trên thanh công cụ > Click chuột vào ký tự phần trăm ở mục Number. Hoặc bạn có thể nhấp chuột phải > Forrmat Cells > Nhấn Percentage

Một số lưu ý khi tính phần trăm trong Excel

Khi thực hiện những phép tính phần trăm trong Excel bạn cũng cần lưu ý các yếu tố sau:

- Đảm bảo dữ liệu đã được định dạng đúng cho phần trăm

- Với những ô chứa dữ liệu tham chiếu, hãy chắc rằng bạn sẽ cần tham chiếu tuyệt đối nếu cần. Để tham chiếu tuyệt đối, bạn hãy dùng ký tự "$" để khóa cột hay hàng cụ thể.

- Kiểm tra kỹ các dữ liệu ở ô tham chiếu, bởi nếu lỗi dữ liệu sẽ dẫn đến kết quả tính của bạn không chính xác.

Trên đây mình đã tổng hợp những các cách tính phần trăm trong Excel. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp ích cho bạn trong nhiều trường hợp cần tính toán hoặc phân tích số liệu. Hãy tiếp tục theo dõi Phúc Anh để cập nhật những mẹo vặt văn phòng hữu ích