Bí quyết đơn giản để chỉnh kích thước ô trong Excel

Khi làm việc với bảng tính, bạn thường gặp phải dữ liệu tràn ô hoặc bị ẩn khi hiển thị trên Excel. Để khắc phục điều này, hãy áp dụng cách chỉnh kích thước ô trong Excel 2010 mà HR Insider chia sẻ dưới đây.

Lợi ích của việc điều chỉnh kích thước ô trong Excel

Để nhập các dãy số hoặc chuỗi ký tự dài trong ô Excel là điều không thể thiếu. Ngoài ra, việc chỉnh kích thước ô trong Excel cũng là yếu tố quan trọng giúp tạo ra một bảng tính chuyên nghiệp.

• Hiển thị đầy đủ dữ liệu: Điều chỉnh kích thước ô để hiển thị đầy đủ nội dung giúp tránh mất thông tin quan trọng và làm dễ đọc, hiểu dữ liệu.
• Định dạng dữ liệu: Điều chỉnh kích thước ô giúp điều chỉnh định dạng dữ liệu, tránh tình trạng cắt ngắn dữ liệu quan trọng.
• Tạo giao diện hợp lý: Kích thước ô hợp lý giúp tạo ra một giao diện bảng tính rõ ràng, dễ đọc và sử dụng.
• Định dạng trực quan: Cân đối kích thước ô giúp bảng tính trở nên trực quan, dễ nhìn hơn.
• In ấn: Điều chỉnh kích thước ô đảm bảo dữ liệu được in ra sao cho phù hợp và dễ đọc.
• Chèn nội dung: Điều chỉnh kích thước ô cho phép chèn nội dung bổ sung mà không làm mất đi tính toàn vẹn của bảng tính.
• Tính toán tự động: Khi điều chỉnh kích thước ô, Excel tự động tính toán lại các công thức và điều chỉnh các ô liên quan, đảm bảo tính toàn vẹn của bảng tính.

Khi nào cần điều chỉnh kích thước ô trong Excel?

Để biết khi nào cần điều chỉnh kích thước ô trong Excel, hãy cùng HR Insider điểm qua một số lỗi thường gặp liên quan đến dữ liệu trong ô nhé!

Dữ liệu hiển thị vượt quá kích thước của ô

Lỗi này thường xảy ra khi nhập dữ liệu vào ô mà độ dài của dữ liệu vượt quá độ rộng của ô. Dữ liệu sẽ xuất hiện bên ngoài ô và chiếm vị trí các ô bên cạnh. Tuy nhiên, nếu nhập dữ liệu vào ô bên cạnh bị chèn thì dữ liệu sẽ hiển thị bị thiếu.

Dữ liệu bị mất, ẩn một phần do ô quá nhỏ

Dữ liệu bị mất hoặc ẩn một phần do ô quá nhỏ là lỗi thường gặp trong quá trình làm việc với bảng tính Excel. Lỗi này thường xảy ra khi bạn nhập dữ liệu vào ô quá nhỏ ở giữa hai ô đã chứa sẵn dữ liệu. Khi đó, dữ liệu chỉ hiển thị một phần gây mất thẩm mỹ.

Lỗi hiển thị #### do ô quá nhỏ

Đã từng gặp bảng tính hiển thị #### chưa? Nguyên nhân gây ra tình trạng này trong Excel là do sao chép dữ liệu từ file Excel khác sang.

Thay đổi kích thước ô trong Excel bằng cách thủ công

Các lỗi thường gặp khi làm việc với bảng tính Excel rất phổ biến gây khó chịu cho dân công sở. Hãy yên tâm, với các cách chỉnh kích thước ô trong Excel mà HR Insider chia sẻ ngay dưới đây sẽ giúp bạn khắc phục hoàn toàn các lỗi trên.

Thay đổi kích thước của cột trong Excel

Cách này sẽ giúp bạn thay đổi kích thước của cột chứa ô đang bị lỗi. Khi chỉnh cột thì toàn bộ các cột đều có kích thước bằng nhau. Lúc này định dạng của dữ liệu cũng thay đổi nhưng nội dung sẽ vẫn giữ nguyên.

Để thực hiện cách chỉnh kích thước ô trong Excel này, bạn chỉ cần di chuột đến cạnh tiêu đề của cột cần thay đổi kích thước, nhấn giữ chuột trái và kéo qua phải là hoàn tất. Bạn cần lưu ý không nên kéo sang trái để tránh tình trạng cột bên trái sẽ bị thu nhỏ.

Thay đổi kích thước của dòng trong Excel

Nếu không thay đổi kích thước cột, bạn có thể lựa chọn giải pháp thay đổi kích thước hàng. Cũng giống thay đổi kích thước cột, thay đổi kích thước ô theo hàng có thể khiến các ô trong hàng đó có kích thước giống nhau. Dữ liệu trong các ô đó cũng được định dạng lại nhưng đảm bảo vẫn giữ nguyên nội dung.

Cách thực hiện này rất đơn giản. Bạn chỉ cần di chuột đến số dòng cần điều chỉnh, nhấn giữ chuột trái và kéo xuống đến kích thước mong muốn là đã hoàn thành. Với cách chỉnh kích thước ô trong Excel 2010 này, bạn không nên kéo lên trên để tránh hàng phía trên liền kề sẽ bị thu nhỏ.

Nhập kích thước để chỉnh sửa kích thước của ô trong Excel

Ngoài việc di chuột kéo thả truyền thống, bạn có thể tiến hành cách chỉnh kích thước ô trong Excel theo cm bằng cách nhập kích thước. Một lưu ý nhỏ khi sử dụng cách này là bạn phải có sẵn kích thước điều chỉnh theo quy định và bạn sẽ gặp khó khăn trong việc căn độ và độ rộng của ô vừa dữ liệu nhập.

Theo chiều cao

Để chỉnh sửa kích thước ô trong Excel theo chiều cao, bạn thực hiện các bước dưới đây:

• Bước 1: Mở bảng tính Excel và chọn ô cần thay đổi kích thước
• Bước 2: Chọn “Home”
• Bước 3: Ở thanh công cụ “Cells” => Chọn “Format”
• Bước 4: Chọn “Row Height”
• Bước 5: Nhập chiều cao mong muốn ở khung “Row Height”.
• Bước 6: Nhấn OK để hoàn thành.

Theo chiều ngang

Để chỉnh sửa kích thước ô trong Excel theo chiều ngang bạn thực hiện các bước dưới đây:

• Bước 1: Mở bảng tính Excel và chọn ô cần thay đổi kích thước
• Bước 2: Chọn “Home”
• Bước 3: Ở thanh công cụ “Cells” => Chọn “Format”
• Bước 4: Chọn “Column Width”
• Bước 5: Nhập chiều ngang mong muốn ở khung “Column Width”.
• Bước 6: Nhấn OK để hoàn thành.

Các cột bằng nhau trong Excel

Để điều chỉnh kích thước các cột bằng nhau trong Excel, bạn thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Mở bảng tính Excel và chọn cột cần điều chỉnh kích thước
• Bước 2: Chọn “Home”
• Bước 3: Ở thanh công cụ “Cells” => Chọn “Format”
• Bước 4: Chọn “Column Width”
• Bước 5: Nhập kích thước mong muốn vào khung “Column Width”.
• Bước 6: Nhấn OK để hoàn thành.

Các dòng bằng nhau trong Excel

Để điều chỉnh kích thước các dòng bằng nhau trong Excel, bạn thực hiện các bước sau:

• Bước 1: Mở bảng tính Excel và chọn số dòng cần điều chỉnh kích thước
• Bước 2: Chọn “Home”
• Bước 3: Ở thanh công cụ “Cells” => Chọn “Format”
• Bước 4: Chọn “Row Height”
• Bước 5: Nhập kích thước mong muốn vào khung “Row Height”.
• Bước 6: Nhấn OK để hoàn thành.

Sử dụng tính năng AutoFit trong Excel

Bên cạnh những phương pháp trên, bạn cũng có thể điều chỉnh kích thước ô trong Excel thông qua tính năng AutoFit. Đây là tính năng được thiết kế để người dùng có thể tự điều chỉnh ô trên trang tính phù hợp với dữ liệu có độ dài tương ứng.

Cách dùng AutoFit để điều chỉnh độ rộng cột

• Bước 1: Mở bảng tính Excel
• Bước 2: Bôi đen bằng chuột hoặc nhấn Ctrl + A để bôi đen các cột muốn điều chỉnh kích thước.
• Bước 3: Chọn “Home” trên thanh công cụ
• Bước 4: Chọn “Format” => Chọn “AutoFit Column Width”.

Cách dùng AutoFit để điều chỉnh độ rộng hàng

• Bước 1: Mở bảng tính Excel
• Bước 2: Bôi đen bằng chuột hoặc nhấn Ctrl + A để bôi đen các hàng muốn điều chỉnh kích thước.
• Bước 3: Chọn “Home” trên thanh công cụ
• Bước 4: Chọn “Format” => Chọn “AutoFit Row Height”.

Trên đây là những cách chỉnh kích thước ô trong Excel đơn giản và nhanh chóng mà HR Insider chia sẻ đến bạn. Hãy lưu lại và áp dụng mỗi ngày để từng bước trở thành bậc thầy sử dụng Excel nhé!