Thông thường có phải bạn tính tổng trong Excel bằng hàm SUM đúng không? Cách này không sai, tuy nhiên trong nhiều trường hợp, hàm SUM không thể xử lý được. Chẳng hạn như tính tổng khi lọc dữ liệu, hàm SUM không thể tự động cập nhật đúng giá trị khi lọc. Vì vậy, hôm nay Tin học Đại Dương sẽ hướng dẫn bạn cách tính tổng trong Excel với hàm Subtotal nhé!
Hàm Subtotal trong Excel là gì?
Hàm Subtotal trong Excel là một hàm rất mạnh mẽ, giúp bạn xử lý các phép toán như tính tổng, tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất, tính trung bình, đếm số lượng và nhiều phép toán linh hoạt khác.
Điểm đặc biệt của hàm Subtotal so với hàm SUM là hàm chỉ tính toán các dòng cột dữ liệu đang hiển thị và bỏ qua những hàng cột đã bị ẩn do lọc dữ liệu.
Cú pháp của hàm Subtotal: =SUBTOTAL(function_num, range)
Trong đó:
- function_num: Mã số của phép toán muốn áp dụng. Ví dụ, số 9 là để tính tổng với hàm Sum, số 2 để đếm với hàm Count,…
- range: Vùng dữ liệu cần tính toán.
Các mã số function_num thông dụng của hàm Subtotal trong Excel:
Function_num (bao gồm các hàng ẩn) Function_num (bỏ qua các hàng ẩn) Hàm (chức năng) 1 101 Average (tính trung bình) 2 102 Count (đếm ô chứa giá trị) 3 103 Counta (đếm ô không trống) 4 104 Max (tìm giá trị lớn nhất) 5 105 Min (tìm giá trị nhỏ nhất) 6 106 Product (nhân các giá trị) 9 109 Sum (tính tổng)Vì sao không sử dụng hàm Sum mà lại dùng Subtotal để tính tổng trong Excel?
Khi lọc dữ liệu trong Excel, hàm Subtotal là sự lựa chọn tốt hơn so với hàm Sum. Bởi hàm Subtotal chỉ tính tổng các giá trị đang hiển thị. Nó sẽ bỏ qua các hàng bị bạn ẩn hoặc lọc dữ liệu bằng Filter. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian công sức, đảm bảo rằng chỉ tính tổng những vùng dữ liệu được chọn.
Ngược lại, hàm SUM trong Excel sẽ tính tổng tất cả các giá trị trong vùng dữ liệu. Nó không phân biệt các hàng có bị ẩn hay không. Vì vậy, khi lọc dữ liệu, hàm SUM sẽ tính toán vùng dữ liệu bị ẩn bạn không mong muốn.
Cách Tính Tổng Trong Excel Khi Lọc Dữ Liệu
Để tính tổng trong Excel cho những giá trị đang hiển thị sau khi lọc dữ liệu, bạn có thể thực hiện như sau:
Bước 1: Lọc Dữ Liệu
Bôi đen vùng dữ liệu cần lọc, rồi vào tab Data >> chọn Filter. Lúc này trên đầu tiêu đề các cột sẽ xuất hiện các mũi tên lọc. Chọn giá trị cần lọc. Ở đây, Tin học Đại Dương lọc dữ liệu dựa theo cột Cửa hàng (các cửa hàng ở Quận 12).
Bước 2: Sử Dụng Hàm Subtotal trong Excel
Sau khi đã lọc dữ liệu, bạn sử dụng hàm Subtotal để tính tổng trong Excel các giá trị đang hiển thị. Sau đó, nhập công thức sau vào ô cần tính Tổng thành tiền (ô G18).
=SUBTOTAL(9, G2:G16)
Trong đó:
- 9 là mã số để tính tổng.
- G2:G16 là vùng dữ liệu cần tính tổng.
Như vậy, hàm Subtotal sẽ tính tổng trong phạm vi G2:G16, hàm bỏ qua các giá trị đã bị ẩn và chỉ tính toán các giá trị cửa hàng ở Quận 12.
Hy vọng bài viết này hữu ích và giúp bạn biết cách tính tổng trong Excel với hàm Subtotal thành công. Để thành thạo hàm Subtotal cũng như các hàm tính toán trong Excel, tham khảo ngay khóa học MOS 2016 của Tin học Đại Dương nhé!
Xem thêm:
- Ứng dụng Data Table Trong Excel để thống kê tổng thành tiền
- Cách Dùng Hàm SUMIF Trong Excel - Hàm thống kê trong Excel
- Thống kê số liệu kinh doanh với Consolidate trong Excel
- Hàm Aggregate Trong Excel - Cách Ứng Dụng Trong Công Việc
—————————————————
Tin Học Đại Dương
Học thật - Thi thật - Giá trị thật
? Fanpage: Tin Học Đại Dương
? Website: tinhocdaiduong.vn
? Hotline: 028 37222786
? Cơ sở 1: Số 25, Đường 23, Phường Linh Chiểu, Tp Thủ Đức, HCM (0932413041)
? Cơ sở 2: Tầng 4, Nhà Văn Hóa Sinh Viên, Khu Đại Học Quốc Gia, Tp Thủ Đức, HCM (0979076051)
